Планирование встреч являются неотъемлемой частью рабочего процесса в любой организации. Однако нередко они превращаются в бесполезную трату времени из-за плохой организации и вовлечения ненужных людей. Правильный подбор участников и чёткое распределение ролей — залог продуктивности любого совещания. Разберёмся, как сделать это грамотно.

Определяем цель и формат

Начинать следует с определения цели предстоящей встречи. Оцените, что именно вы планируете на ней обсудить или решить: рассмотреть проблему, согласовать планы, презентовать идею?

От цели напрямую зависит необходимый формат встречи: официальное совещание, мозговой штурм, вебинар и т.д. Это, в свою очередь, диктует круг требуемых людей и их роли.

Выбираем подходящих участников

С учётом определённых цели и формата приступаем к составлению списка участников. Помните — слишком много людей может превратить встречу в неуправляемый хаос. Зачастую достаточно ключевых сотрудников, напрямую задействованных в обсуждаемых вопросах.

Избегайте приглашать людей «на всякий случай» или по принципу «а вдруг пригодятся». Напротив, тщательно оценивайте потенциальный вклад каждого человека. Все должны быть компетентны в теме и способны продвинуть обсуждение вперед.

Распределяем роли и обязанности

Как только круг определён, распределите между ними чёткие роли и обязанности. Вот основные роли, требующиеся на типичной встрече: 

• Организатор/модератор — управляет ходом дискуссии, следит за регламентом
• Докладчики — представляют ключевую информацию
• Записывающий — фиксирует основные моменты и решения
• Обсуждающие — анализируют информацию, высказывают идеи

Также не забудьте назначить человека, ответственного за логистику: бронирование помещения, рассылку материалов.

Учитываем особенности личности

При выборе участников и назначении ролей старайтесь учитывать особенности характера и профессиональных навыков каждого человека. К примеру: 

• Экстраверты подойдут на роль модераторов и докладчиков 
• Интроверты лучше справятся с ролью записывающего
• Аналитики будут эффективны в качестве обсуждающих и оценщиков
• Люди с организаторскими способностями подходят для роли логиста

Обращайте внимание на статус и опыт каждого сотрудника. Старшие по рангу коллеги могут выступать в роли руководителей дискуссии.

Ещё один важный критерий — заинтересованность участников в теме встречи. Люди, которым эта тема близка и важна, будут более вовлечены и продуктивны.

Стратегия «подразделов и гостей»

Для крупных совещаний с множеством обсуждаемых вопросов можно использовать особую стратегию. Разделите повестку на подразделы или блоки по темам. Затем пригласите ключевых участников только на релевантные для них части.

Допустим, первая половина встречи касается департамента продаж. Приглашаем всех причастных к продажам, но никого из отдела маркетинга. Второй блок — вопросы маркетинга, поэтому их приглашаем, а коммерсантов отпускаем.

Такой подход позволит вовлечь всех необходимых людей, но при этом избежать лишних участников на несвязанных с ними сегментах.

Рекомендации: 

• При необходимости привлекайте внешних экспертов и консультантов
• Обновляйте список участников перед каждой встречей
• Рассылайте всем заблаговременное уведомление с указанием их роли
• Сразу оговаривайте ожидания от каждого человека

Заключение

Грамотный выбор участников и распределение ролей гарантирует, что ваши встречи пройдут эффективно и с максимальной продуктивностью. Следуйте изложенным советам — и вы всегда будете окружены нужными людьми, способными сделать любое совещание успешным!